如何有效应对移民局上门考察？

如何有效应对移民局针对L-1A雇主的突击检查？

移民局虽然早在2009年就开始对某些工作签证雇主，按照Administrative Site Visit and Verification Program实施办公现场实地访问和考察，他们的审查力度却是在近年才逐步提升。最近几年来，他们针对跨国公司高管（L-1A签证）雇主的审查已经普遍到100%。一般来说，以新公司名义申请到一年L-1A签证的跨国公司高管，在成功续签之后就随时会面临移民局上门检查（第一年会相对比较安全，基本不会发生上门检查）。以成熟公司名义申请到三年签证的高管，则从持L-1A签证入职后就会随时面临上门检查的可能。

行政实地考察的形式

移民局针对雇主的行政考察分为有通知和无通知两种形式。

大多数的考察采用不做通知突击检查的形式，也就是说移民局会突然派人直接上门。即使是同属于无通知的突击检查也可以细分为下列几种不同形式：

（1） 最常见的形式是派人直接登门拜访。移民官在表明身份后，会要求所有在场员工出示身份证件，逐一进行询问（主要是询问员工的岗位，职责，工资，和直接上下级是谁）；并有可能当场要求提供各种书面资料。移民官这样做的主要目的是核实公司员工人事架构，岗位，工资是否和上报资料一致。下面会详细解释移民官索要的资料通常会包括哪些。

移民官除了逐一询问在场的其他员工之外，会重点询问L-1A高管本人。询问的内容主要围绕：（i）公司业务介绍，（ii）举例公司主要客户，（iii）解释高管日常工作职责，（iv）解释日常情况下如何与下属员工进行沟通，（v）解释如何与中国母公司或关联公司进行沟通，（iv）解释移民官在行政考察过程中遇到的反常状况（比如员工缺勤，或之前提交签证申请资料之后发生的人员变动或岗位调整）。

（2） 另外一种形式是派人先进行暗访再直接登门。暗访的方式主要是从外部观察公司的日期经营情况和员工出勤情况，以及手持L-1A高管的照片问公司内部员工或周边的人（比如隔壁公司的前台）是否认识或见到过该L-1A高管。如果有人表示在公司经营场所从来没有见到过该L-1A高管，那么这个行政考察从一开始就会定下一个对L-1A雇主很不利的基调。

一般来说，暗访之后移民官会立即登门拜访，尤其是在移民官通过暗访找到了不利证据之后，因为只有这样才能保证审查的突然性。接下来的程序见上面第一种形式。

（3） 对于有多个经营场所的公司（比如门店，仓库，办公室分开的公司），突击审查的官员一般来说会在一天之内把所有的场所都拜访一遍，以确定公司全部员工的出勤状况。

事先给出通知的考察一般是这样的：移民官通常会提前一天或两天给公司电话，表明会上门检查。移民官会给出一个具体的上门时间，并要求公司全部员工带上身份证件在约定的时间逐一接受询问。另外，移民官也会有很大可能在约定的检查时间给出要求提供的材料清单，要求公司提前准备好清单上的材料。

无论是上面所说的无通知或有通知的行政考察，如果在考察之前或是考察时移民官没有索要文件资料，那么在考察结束之后，或是考察发生一两周之后，移民官都有可能要求L-1A雇主公司提供资料（见下文讨论）。

行政实地考察会索要的资料

移民局针对L-1A高管雇主进行行政考察过程中或是之后，通常会索取下列文字资料：
1. 公司所有现有员工的I-9 表（包含相关证件复印件）；
2. 公司最新的人事架构图；
3. 公司最近两三个季度的payroll 报表；
4. 公司场地租约；
5. 公司过去几个月的invoices；
6. 公司最近的所得税及销售税报税资料；
7. L-1A高管个人的所得税报税资料；
8. L-1A高管个人过去几个月的工资单；
9. L-1A高管和公司下属之间的日常沟通书面证据；
10. L-1A高管和国外母公司或关联公司之间的沟通书面证据。

不难发现，上面所列资料里面雇主公司最容易疏漏的就是最后两项。如果L-1A高管在接受询问过程中，表示自己和下属员工以及国外公司之间的沟通主要是通过电子邮件形式，那么在收到补充资料通知后，就必须在较短时间内提供出这些日常沟通的电子邮件打印件。

一般来说，行政考察移民官给出的提供文字资料的期限都会很短。L-A雇主必须在一周甚至更短的时间内提供资料，中文资料无需翻译。移民官之所以会给出很短的资料准备时间，目的就是保证行政审查的突然性。

最佳做法（Best Practices）

在了解了移民局会如何进行行政考察后，L-1A雇主应该在日常经营过程中就做好随时被突击审查的准备。这些准备包括两个方面，一个方面是所有雇员做好应对询问的准备，另外一个方面是文字资料的准备。

员工培训：
1. 因为中资L-1A雇主公司通常会雇用一些英文沟通能力有限的员工，甚至L-1A签证高管本人也可能完全不会英文，那么对于公司每次的人事变动或人事架构调整，公司都应该召集全体员工通知和解释公司人事方面的调整。
2. 每一个公司员工都应该十分熟悉自从他本人入职之后，公司的人事架构和人员（尤其是经理级人员）的变动。要做到每一个公司员工都基本了解整个公司的人事结构和管理结构，能够说出每一个部门的负责人是谁，以及L-1A高管在公司人事架构图中的位置。这样，任何一个员工在突击审查时被问到都不会说出错误的或误导性的话来。

资料准备：
1. 公司总部应该建立和保存完善的财务，税务，以及人事资料，这些资料包括：公司所得税报税文件，公司年度及季度财务报表，公司员工季度payroll报表（941，DE9，DE9C）, 公司员工的W-2以及1099表格，公司每位员工入职时提交的I-9及W-4表。
2. 公司每次有经理级人员的人事变动，都要以公司内部决议的形式，做成文件，并收录在公司人事资料系统内。
3. 公司应该做好经理级会议纪要，记录公司每次召开的经理级会议。这种资料也是证明L-1A高管在日常工作中行使高管职能的重要证据，在提交I-129申请时已经变成不可或缺的文件之一。
4. L-1A高管在日常工作中行使其高管职能的另外一项重要证据，是对直接下属（通常是部门经理）的工作绩效考核。这种资料除了在提交I-129申请时不可或缺，在移民局行政实地审查中也有可能被要求提供。
5. 如同上文所述，证明L-1A高管和下属员工之间日常沟通的文字资料，不仅十分重要，还往往会被L-1A雇主公司疏忽。这种资料，可以是电话短信，微信，或是电子邮件。一般来说，建议以电子邮件的形式来沟通，因为这样不仅方便保存和打印，还方便传递其他文件（比如excel，PPT，或PDF 文件）。
6. 证明L-1A高管和国外母公司或关联公司之间的沟通也同样重要。这种沟通资料，也可以采用电话短信，微信，或是电子邮件的形式。一般建议采用电子邮件的形式。L-1A高管最好定期向国内公司发送电子邮件，汇报财务报表或是业务进展。

综上所述，如果L-1A雇主公司在日常经营过程中就做好了应对准备，那么移民局的上门检查就变成了一种例行公事，完全不可怕。我在这里想强调的是，因为L-1A签证申请或续签时证明L-1A高管如何在日常工作中行使高管职能的证据正变得越来越重要，那么，L-1A雇主公司在日常经营过程中就应该有意识地注意收集和保留这一类的证据（比如对下属经理的绩效考核，公司经理级会议纪要，L-1A高管对公司人事调整，战略方向调整等做出的决议）。这一类证据会起到双重作用，一是支持I-129申请，二是可以应对移民局行政实地考察。

周建民律师
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